La preparación en casos de desastre incluye todas las medidas para prevenir, o por lo menos mitigar, los efectos negativos de incidentes inevitables de todo tipo, ya sean de origen natural, como terremotos o condiciones climáticas extremas (lo que parece que se ha vuelto algo común en años recientes), o producidos por el hombre, como disturbios civiles, guerras y otros. Los elementos básicos de la preparación ante desastres empiezan con factores como la elección del lugar para nuevos edificios para archivos. Se debe emprender también una búsqueda sistemática de riesgos intrínsecos a los edificios de los archivos existentes y sus alrededores. Es necesario preparar planes detallados para reaccionar adecuadamente en caso de desastres inevitables. Estos planes deben considerar, prioritariamente, la protección de los empleados y de los usuarios, así como la salvaguarda de la colección.
Un análisis detallado de la preparación ante un desastre está más allá del alcance de esta publicación. Las influencias del medio ambiente y las medidas preventivas específicas se han examinado en las respectivas secciones del capítulo 3. Sin embargo, a causa de los riesgos particulares que corren los soportes audiovisuales ante el fuego y el agua, estos dos aspectos se tratarán aquí.28 Finalmente, debido a la absoluta dependencia de la energía eléctrica, se subraya la necesidad de un suministro ininterrumpido de energía en casos de desastre.
28. Para aspectos generales sobre preparación ante desastres, véase la bibliografía.
La prevención y extinción del fuego es de extrema importancia. Más allá de salvaguardar materiales invaluables debe entenderse que, al quemarse, los soportes audiovisuales producen gases altamente tóxicos, considerados de alto riesgo para la salud. Además de las pérdidas irremplazables de las colecciones, el resultado de estos incidentes implicaría la descontaminación complicada y costosa de las instalaciones.
Idealmente, el edificio entero que albergue una colección audiovisual debe ser dividido en pequeñas secciones o zonas de incendio, de dimensiones apropiadas y equipadas con sistemas de detección de fuego. Las paredes, el piso y el techo de cada área de almacenamiento deben ser a prueba de incendios y contar con un sistema automático de supresión de incendios. En las décadas de 1970 y 1980 el gas halón29 se utilizaba habitualmente como agente extintor de fuego para materiales culturales friables. Esto también fue recomendado por la IASA en 1981 (IASA-TC 02). Por su efecto de disminución de la capa de ozono, el halón y otros hidrocarburos fluoroclorados fueron prohibidos por el Protocolo de Montreal en 1989. En la actualidad, un número de gases menos agresivos con el medio ambiente, sustitutos del halón, están disponibles tanto para materiales tradicionales como para los servidores de archivos digitales. También se recomiendan para materiales audiovisuales.
Los sistemas llamados de “niebla seca”, que rocían agua en forma de niebla muy fina en las bóvedas, están ganando popularidad ya que el efecto refrescante es de gran ayuda para proteger los soportes expuestos al calor del fuego, pues el daño causado por el agua es mínimo. Tales sistemas pueden ser usados para todo tipo de archivos. Sin embargo, son inapropiados para instalaciones eléctricas, como los repositorios digitales (servidores). Algunos archivos han empezado a utilizar también almacenamiento de poco oxígeno, una tecnología que reduce el nivel de oxígeno en el aire en el área de almacenamiento, por debajo del punto en que el fuego pueda ser sostenido.
Los extinguidores de mano deben contener CO2. No debe utilizarse agua, espuma ni polvo, los elementos más comunes de los extinguidores de oficina. Aunque estos extinguidores son químicamente inofensivos, la remoción del polvillo residual de los extinguidores de los soportes audiovisuales contaminados lleva mucho tiempo, e incluso a veces no es posible eliminarlo.
29. El halón, y los gases que lo sustituyeron, extinguen el fuego en una concentración que no es peligrosa para las personas atrapadas involuntariamente en el área de almacenamiento, en caso de una inundación. El bióxido de carbono (CO2) sería muy efectivo y más barato, pero su uso no se recomienda en absoluto; con frecuencia se ha prohibido por ley debido al enorme riesgo para el personal, particularmente en caso de una falsa alarma.
Aparte de mantener baja la humedad (3.1) se debe poner especial atención en prevenir la filtración de agua, la cual puede provenir de diversas fuentes. Por lo tanto, todas las áreas de almacenamiento deben estar completamente protegidas contra la filtración del agua. Esto se consigue más fácilmente si las bóvedas están situadas por encima del nivel de la calle. Un techo a prueba de agua impedirá que esta se filtre por goteo en las tuberías, por lluvias fuertes y por el agua que provenga de la extinción de un incendio en los pisos superiores. No debe haber conexión con el sistema de alcantarillado, el cual, en caso de inundación, sería una vía de infiltración. Si no se puede evitar una ubicación por debajo del nivel de la calle, se debe considerar cuidadosamente la prevención de filtraciones por inundaciones, en particular en áreas tropicales, donde las tormentas pueden producir grandes cantidades de agua en un lapso muy corto. La instalación de bombas automáticas puede ser aconsejable. De cualquier manera, los materiales deben almacenarse por encima del piso, con el fin de ayudar a salvaguardarlos por cierto periodo, en caso de filtraciones, y de esta forma contar con tiempo para realizar acciones efectivas de prevención. (Para el secado y la limpieza de materiales inundados, véase 3.1.2.)
La operación de los archivos audiovisuales depende de la disponibilidad de energía eléctrica. Un suministro ininterrumpido de energía eléctrica es esencial para mantener un repositorio digital, así como para la operación de alarmas contra el fuego y sistemas de extinción. Incluso en áreas muy desarrolladas técnicamente, el suministro ininterrumpido de electricidad debe ser siempre parte de los sistemas respectivos. Además, para encarar las situaciones particulares que enfrentan los países en desarrollo deben instalarse unidades de suministro independientes, que produzcan suficiente energía para mantener el archivo en operación, en caso de apagones frecuentes o prolongados.
Sin embargo, no debe olvidarse que, incluso en áreas donde el suministro público de electricidad es confiable, el fuego o los desastres naturales pueden producir problemas de suministro de energía eléctrica, para lo cual hay que contar con medidas preventivas. De mayor importancia es tener instalaciones de luz de emergencia que funcionen con baterías, que permitan evacuar de manera segura a usuarios y personal, y que faciliten la organización durante el rescate. Adicionalmente, dependiendo de la necesidad de mantener el equipo en operación, debe contarse con bombas automáticas para sacar el agua de las bóvedas, generadores potentes de apoyo y mecanismos automáticos de supresión de encendido. Los sistemas de apoyo deben probarse periódicamente.