9.1.1.1 La producción y preservación a largo plazo de objetos digitales de audio incluye una serie de partes interrelacionadas, muchas de ellas bastante complejas. Estas Directrices definen las tareas como: a) extracción del contenido de audio para crear objetos de archivo de audio digital, b) transferencia del contenido a un sistema de almacenamiento digital, incluyendo la creación de los metadatos necesarios, c) administración y gestión de los datos y del sistema, d) almacenamiento en archivo, e) planificación de preservación, y f) acceso.
9.1.1.2 Algunas instituciones tienen recursos para asumir todas estas tareas, así como una colección de suficiente tamaño como para justificar el gasto. La alternativa es buscar colaboradores para gestionar todas o algunas de las tareas en nombre de los propietarios de la colección. Estas colaboraciones pueden ser con otras instituciones más grandes, o con instituciones de objetivos similares, o pueden representar una relación comercial con un proveedor.
9.1.1.3 Esta sección de las Directrices examinan los recursos necesarios para crear y preservar los objetos digitales de audio de acuerdo con los requisitos técnicos descritos en este documento. Considera las cuestiones relacionadas con el tamaño de las colecciones y la escala del trabajo, reconociendo que la realización profesional de los requisitos descritos en este documento solo se puede cumplir cuando el tamaño de la colección de una institución alcance una masa crítica que haga viable la preservación autónoma. Muchas instituciones, colecciones o archivos disponen de conocimientos especializados y recursos en áreas fundamentales que se pueden implementar para facilitar ciertos procesos necesarios. Se recomienda que maximicen el beneficio de sus áreas principales y examinen con cuidado otras áreas para las cuales pueden obtenerse servicios ajenos.
9.1.2.1 La primera decisión a tomar es si una institución debe involucrarse o no en la preservación de audio digital. A menudo, las colecciones de audio o de audiovisuales llegan a instituciones que tienen otros objetivos que no incluyen la preservación profesional de materiales de audio. La situación cada vez más compleja de la preservación física de una colección de audio, la obsolescencia del equipamiento especializado de reproducción, y la preservación digital a largo plazo podría sugerir un replanteamiento de la política de recogida y preservación. Si existen alternativas adecuadas, las colecciones de audio se pueden entregar a instituciones más especializadas. Esto no significa necesariamente renunciar totalmente a la propiedad de una colección: por ejemplo, se podría pedir al archivo receptor que produjera a cambio copias de acceso que pudieran mantenerse — sin costes significativos — para su posterior utilización en el archivo de origen. Hay diversas fórmulas para retener total o parcialmente o ceder los derechos de propiedad, así como los derechos de los usuarios.
9.1.3.1 Si una institución prefiere mantener la responsabilidad de su colección de archivo, existen varias posibilidades que no requieren renunciar a la colección.
9.1.3.2 Una posibilidad es producir los objetos de audio digitales en la casa, pero confiar su preservación digital a otra institución. Hay varias maneras en las que se puede manifestar esta posibilidad. Una de ellas, quizá más apropiada para instituciones académicas y universidades, se plantea cuando varias unidades se dedican a la producción y el uso de documentos de audio (y audiovisuales) digitales. Estas instituciones tienen frecuentemente una instalación informática central, muy a menudo ya con una responsabilidad previa en la gestión de diversos objetos digitales. La instalación dedicada al almacenamiento de datos podría entonces asumir la responsabilidad de la preservación a largo plazo del contenido de audio creado. Sin embargo, es importante que la unidad central esté completamente familiarizada con las cuestiones específicas de preservación a largo plazo de objetos digitales de audio, y que desarrolle reglas bien definidas para la producción de ficheros de archivo. La unidad central prescribiría los formatos de grabación, la resolución, los procedimientos de anotación y otras cuestiones de archivo a atender. Además, las tareas de preservación a largo plazo de este tipo también pueden ser efectuadas por empresas privadas. Este concepto podría funcionar para materiales de nueva producción, en particular las grabaciones de campo en diversas disciplinas como la antropología, la lingüística, la etnomusicología y la historia oral.
9.1.3.3 Otra forma en la que se podría plantear este escenario es cuando exista una gran colección con almacenamiento adecuado, instalaciones de transferencia y conocimientos técnicos, pero la infraestructura de apoyo de la instalación de almacenamiento digital no sea lo suficientemente desarrollada como para constituir un repositorio digital fiable. En estas circunstancias, la institución local podría realizar la extracción de la señal y enviar los objetos de audio digitales resultantes al archivo seleccionado.
9.1.3.4 En el caso de instituciones que hayan reunido objetos originales analógicos o digitales ya históricos previamente dispersos, la extracción de la señal de estos objetos para producir copias digitales de preservación se podría concentrar en una unidad equipada profesionalmente, que también podría incorporarse a la unidad informática central. Si la institución no llegara a tener una cantidad crítica de materiales, la extracción de señal debería externalizarse. Lo mismo ocurre si la institución no tiene expertos en plantilla o equipamiento propios para la digitalización profesional.
9.1.3.5 En cualquiera de estos escenarios, cuando un archivo externo asuma la responsabilidad de la transferencia, gestión o preservación de los objetos de audio digitales, es imprescindible que haya una clara comprensión de las funciones y responsabilidades de los diferentes socios involucrados. La norma ISO 20652:2006, «Sistemas de transmisión de datos e información — Interfaz entre productor y archivo — Norma para la metodología de los resúmenes (abstract)» identifica, define y establece la estructura de las relaciones e interacciones entre un productor de información y un archivo. Define la metodología para la estructura de las acciones requeridas desde el momento inicial de contacto entre el productor y el archivo hasta que los objetos de información recibidos son validados por el archivo. Estas acciones abarcan la primera etapa del proceso de transferencia tal como se define en el modelo de referencia del sistema abierto de archivo de información (OAIS) (ver norma ISO 14721). http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?c...
9.1.4.1 La masa crítica en el campo de la preservación de sonido se refiere al punto en que el volumen de la colección es suficiente para justificar los gastos que conlleva realizar internamente todas las tareas. Es difícil citar cifras concretas en la definición de masa crítica. Cuantas más instituciones profesionales estén disponibles en un país o una región, mayor será la masa crítica; por otra parte, si hay solo unas pocas instituciones (o incluso ninguna) dedicadas al archivo profesional de audio, la masa crítica será menor. La masa crítica siempre se referirá a formatos específicos: discos de surco ancho, discos de microsurco, cintas magnéticas de bobina, etc. En países o regiones bastante desarrollados la masa crítica será como mínimo del orden de miles de ítems, pero a menudo instituciones con decenas de miles de artículos de un tipo toman una decisión racional de utilizar un suministrador externo para extraer la señal. En circunstancias de menor desarrollo la transferencia propia de solo unos pocos miles de artículos u horas puede llevarse a cabo con éxito.
9.1.4.2 La masa crítica dependerá también de la homogeneidad del material en el formato respectivo. Las colecciones homogéneas se pueden transferir con un cierto grado de automatización. El coste asociado con sistemas completamente automatizados generalmente sugiere utilizar instituciones o proveedores de servicios externos que ofrezcan transferencias en paralelo controladas por ordenador. Colecciones que contengan muchos formatos o soportes diferentes, o con una calidad de grabación variable —como es el caso a menudo en las colecciones de investigación— necesitarán transferencias manuales fiables, que pueden efectuarse internamente a un coste menor siempre que se disponga del conocimiento especializado.
9.1.4.3 Ciertas fonotecas profesionales de gran tamaño también pueden considerar enviar a transferir partes de su colección a instituciones externas o proveedores especializados, sobre todo para ciertos soportes históricos analógicos y digitales.
9.1.5.1 Cuando el material se subcontrata con la finalidad de la extracción de señal, especialmente a empresas privadas, es importante definir con precisión las tareas a cumplir. La mejor manera de conseguir esto es especificando como parte del contrato las normas establecidas por IASA en estas Directrices.
9.1.5.2 Cuando se externaliza cualquier proceso de audio es esencial establecer un sistema de control de calidad que proporcione la suficiente seguridad de que todos los trabajos contratados se han realizado correctamente. Estas medidas deben basarse en la estricta entrega de metadatos de preservación, así como en análisis de muestras elegidas al azar, visitas no anunciadas a los proveedores de servicios y pruebas de los equipos de transferencia. Hay que prestar especial atención a probar los sistemas de control de calidad automatizados y manuales establecidos por el proveedor, así como la capacidad de la empresa para gestionar contratos a largo plazo a través de la utilización de metodologías de gestión de proyectos, su experiencia con contratos similares y con formatos específicos, el mantenimiento de los equipos y, finalmente, el equilibrio entre coste y calidad. Antes de empezar la fase de digitalización en sus aspectos de producción, se realizarán pequeñas pruebas específicas para garantizar que todas las etapas del proceso cumplen con los criterios especificados, antes de empezar el proceso a mayor escala.
9.1.5.3 Una de las responsabilidades de un archivo sonoro es gestionar y controlar el acceso a sus fondos de acuerdo con los límites legales, morales o éticos que estén asociados con los contenidos; externalizar cualquier proceso no significa que el archivo pueda suspender sus responsabilidades al respecto. Cuando un material de archivo se da a una entidad externa para llevar a cabo cualquier proceso de audio es necesario definir en el contrato las restricciones bajo las cuales debe funcionar el prestador de servicios. Para materiales con derechos de autor comerciales las limitaciones probablemente están escritas en la ley y por tanto se puede consultar la legislación, pero cuando se trate de derechos de privacidad o éticos, estos han de definirse, y el proveedor de servicios debe comprometerse explícitamente a cumplirlos. También es importante especificar cómo y cuando se eliminarán las copias del sistema de almacenamiento del contratista cuando finalice su responsabilidad y el material y el contenido sea devuelto a los propietarios o al archivo.
9.1.6.1 Tanto si la preservación se lleva a cabo de forma autónoma, en la institución, o si es total o parcialmente externalizada, un requisito previo indispensable para la planificación seria de la preservación es la evaluación cuantitativa del proyecto. A menudo se cometen graves y costosos errores al subestimar la cantidad de trabajo necesario para la extracción óptima de la señal de soportes originales. Por tanto, el primer paso es enumerar los soportes y su duración. En el caso de soportes mecánicos, casetes compactos y soportes ópticos hay una relación bastante clara entre el número de ítems y sus respectivos tiempos de reproducción. Pero el caso de colecciones de cinta de bobina abierta puede ser más complicado, ya que el tiempo de reproducción depende de la longitud de la cinta, la velocidad de grabación y el número de pistas. Sin embargo, con un buen conocimiento de la colección en cuestión, a menudo se pueden avanzar algunas suposiciones bien fundadas que conducen a estimaciones razonablemente precisas. En las colecciones mal documentadas o indocumentadas (una situación frecuente en legados de personas importantes) este tipo de evaluación puede llevar mucho tiempo.
9.1.6.2 Una vez evaluada la duración de los materiales a transferir, un segundo factor importante es su condición física. Los factores de tiempo mencionados en las secciones respectivas del capítulo 5, «Extracción de señal de soportes originales», se refieren a piezas bien conservadas. Cualquier medida necesaria de limpieza o restauración puede aumentar considerablemente el tiempo de transferencia, y por lo tanto debe ser incluida en los cálculos.
9.1.7.1 El párrafo 16 de la publicación IASA-TC 03, La salvaguarda del patrimonio sonoro: ética, principios y estrategia de preservación, describe como, a excepción de los discos de laca —que pueden fallar en cualquier momento sin previo aviso— la secuencia de transferencia en una colección específica es una decisión con múltiples facetas basada en los requisitos de acceso a los documentos, su condición física y, con cada vez más importancia, la disponibilidad de equipos, repuestos y servicios de soporte profesionales . El proyecto Sound Directions ha desarrollado FACET,*53 un instrumento que evalúa los parámetros específicos de una colección para ayudar a tomar decisiones sobre una base bastante objetiva y trazable. Hay que señalar, sin embargo, que la obsolescencia de los formatos y otros problemas relacionados, como por ejemplo la retirada del soporte de servicios profesionales para las máquinas de R-DAT, cambia rápidamente, lo que requiere un seguimiento constante de la situación y reevaluaciones a intervalos regulares.
* FACET se desarrolló dentro del proyecto Sound Directions del Archivo de Música Tradicional de Indiana University en Bloomington, Estados Unidos. http://www.dlib.indiana.edu/projects/sounddirections/FACET
9.1.8.1 Es bastante común que, al iniciar la preservación digital, los costes de almacenamiento a largo plazo de objetos digitales de audio se subestimen permanente y persistentemente. En el momento de redactar este texto, los gastos de almacenamiento profesional se consideran en el orden de un mínimo de $ 5 EUA / GB / año* para almacenamientos de media a gran escala (más de 5 TB). Aunque el precio del equipo informático baja permanente, siempre se subestiman los costes de la gestión del almacenamiento, la migración continua a almacenamientos de nueva generación, y el alojamiento en instalaciones adecuadas (salas limpias, etc.). Como objetivo político la UNESCO ha desafiado a la industria informática a llegar a $ 1 EUA / GB / año a corto plazo, un objetivo que parece lejos de cumplirse. Algunas cifras detalladas en un estudio de PrestoSpace muestran una tendencia a la estabilización de los gastos de almacenamiento a largo plazo de $ 9 EUA / GB / año. Dado que los objetos de audio digitales requieren una media de 2 GB / hora, incluso con futuras reducciones los costes de preservación seguirán siendo demasiado elevados para muchas instituciones culturales. 9.1.8.2 La reducción de los costes de almacenamiento digital para cantidades relativamente pequeñas solo se puede conseguir si no se incorporan los costes de mano de obra necesarios en los enfoques manuales de pequeña escala. El uso sistemático de programas de código abierto también podría hacer viables en un futuro próximo procesos autónomos semiautomatizados para requisitos de almacenamiento de tamaño medio (10-20TB). Pero no hay que subestimar la participación del personal especializado necesario para garantizar la disponibilidad permanente de archivos de operación manual o semiautomática. 9.1.8.3 Algunos proveedores de servicios han desarrollado recientemente estrategias aceptables de preservación externalizada, basadas en mutualizar la utilización de sistemas profesionales de gran escala de almacenamiento masivo con esquemas específicos de acceso a los usuarios. Su tarifa se basa generalmente en el tamaño de los archivos digitales que se almacenan, la duración del contrato y los servicios asociados. Para archivos de pequeña y mediana escala esto puede ser una solución atractiva, así como para los archivos a gran escala antes de decidirse a invertir en su propia solución de almacenamiento.* A pesar de la diferencia actual de valores monetarios, dólares y euros son aproximadamente equivalentes en el mundo informático.
9.1.9.1 Posiblemente el punto crucial a la hora de tomar estas decisiones es el cálculo de los costes. Desafortunadamente, en este contexto no se pueden ofrecer cifras concretas de aplicación general. Los costes internos son difíciles de evaluar, ya que muchas instituciones mantienen colecciones audiovisuales dentro de infraestructuras disponibles (salas, aire acondicionado, intranet) cuyos costes se incorporan al presupuesto general, lo que hace difícil calcular los costes globales para la transferencia y/o la preservación digital permanente. Los costes laborales difieren de forma significativa, incluso en países desarrollados vecinos, lo que debilita cualquier conclusión general en lo que a precios se refiere. Finalmente, los servicios ofrecidos por los vendedores profesionales pueden variar considerablemente, dependiendo de la cantidad de artículos de cada soporte, su estado de conservación y la consecuente posibilidad de automatizar el proceso. En general el coste del personal, equipo y otros recursos aumenta con el tiempo, si bien es posible que los precios de algunos procesos automatizados puedan disminuir.
9.1.9.2 Debido a los muchos factores relacionados con un proyecto de preservación específico, estas Directrices se abstienen de proponer cualquier abanico de precios de transferencia. Estas Directrices sugieren que los titulares de las colecciones se familiaricen a fondo con la situación específica de sus países o regiones, observando constantemente la situación del mercado.
9.1.9.3 Cuando se busquen precios para servicios de preservación de audio, las ofertas deberán estar bien preparadas y definidas con detalle, y toda oferta posterior será examinada con cuidado. Las ofertas que presenten el mismo servicio por una parte de los precios de otros deben examinarse con un escepticismo extremo. Finalmente, la subcontratación solo puede controlarse con éxito si se establece un sistema de garantía de calidad estricto, como se ha descrito, y se rechace rigurosamente cualquier trabajo deficiente.
9.1.10.1 En el resumen de un plan de preservación, se recomienda encarecidamente que los titulares de colecciones audiovisuales aprovechen su necesidad actual de conservar sus bienes como una oportunidad para replantearse su estrategia global: se deben examinar todos los escenarios, desde la retirada total de la responsabilidad de preservación, pasando por la cooperación o la subcontratación de extracción de señales o la preservación digital a largo plazo, hasta la asunción interna plena de la responsabilidad. Cada colección es diferente y las instituciones operan dentro de una gran variedad de circunstancias. Estos múltiples escenarios, que también cambian con el tiempo de acuerdo con desarrollos técnicos, harán que sea difícil decidir sobre una base puramente económica. En general, se recomienda encarecidamente que todos los titulares de colecciones audiovisuales, sobre todo de pequeñas colecciones, busquen relaciones de cooperación para gestionar sus requisitos de preservación. La medida en que se asuma una responsabilidad interna para la extracción de la señal y la preservación digital a largo plazo estará vinculada a la misión general de la institución y de la colección. Una institución de patrimonio, por ejemplo, puede tomar una decisión distinta que una colección de investigación, que podría tener un gran interés en la disponibilidad de sus documentos de audio, pero no incluir necesariamente como actividad principal procesos que garanticen su supervivencia a largo plazo.