Essere pronti al disastro include ogni misura per prevenire, o almeno ridurre al minimo, gli effetti negativi di incidenti imprevedibili di ogni tipo, che siano di origine naturale, come terremoti o condizioni climatiche estreme (che sembrano essere diventate più comuni negli ultimi anni), o causate dall'uomo, come guerre civili e non, etc. Gli elementi di base per essere pronti al disastro cominciano con fattori come la scelta del sito dove costruire nuovi edifici per gli archivi. Dovrebbe anche essere condotta una sistematica ricerca di qualsiasi pericolo intrinseco a edifici per gli archivi già esistenti e i loro quartieri. Devono essere preparati piani dettagliati per reagire in maniera appropriata nel caso di disastri ineluttabili. Questi devono avere come principi cardine la salvaguardia del personale e dei visitatori e la salvaguardia della collezione presente nell'archivio.

Una dettagliata esposizione del come fare a essere pronti ai disastri va oltre lo scopo di questa pubblicazione. Le influenze ambientali e le specifiche misure preventive sono state discusse nelle rispettive parti del capitolo 3. Tuttavia, a causa dei particolari rischi che presentano gli incendi e l'acqua per i supporti audiovisivi, questi due aspetti vengono affrontati qui di seguito.²⁸

Infine, a causa dell'assoluta dipendenza dall'energia elettrica, viene sottolineata la necessità di un'alimentazione elettrica continua nel caso di disastro.

28. Vedere la bibliografia per gli aspetti generali della riduzione degli incidenti.

La prevenzione degli incendi e il loro spegnimento sono di importanza assoluta. Oltre alla salvaguardia di materiale inestimabile, si deve comprendere che quando i supporti audiovisivi bruciano essi rilasciano esalazioni altamente tossiche, considerevolmente nocive alla salute. Oltre alla perdita di materiale insostituibile, il risultato di tali incidenti potrebbe essere una bonifica complicata e costosa della sede.

Idealmente, l'intero edificio contenente l'archivio dovrebbe essere diviso in parti o zone più piccole di dimensioni appropriate ed equipaggiate con un sistema di rilevamento degli incendi.

I muri, il pavimento e il soffitto di ogni parte dell'archivio dovrebbero essere ignifughi ed equipaggiati con un impianto automatico per lo spegnimento di incendi. Negli anni 70 e 80, il gas Halon²⁹ veniva usato comunemente come agente per lo spegnimento di incendi di materiali culturali sensibili.

Quest'ultimo è stato anche consigliato da IASA nel 1981 (IASA-TC 02). A causa del suo effetto nocivo sul buco dell'ozono, il gas Halon e altri agenti idrocarburi fluoroclorinati sono stati proibiti dal protocollo di Montreal nel 1989. Oggi sono disponibili un gran numero di sostituti del gas Halon. Sono più ecologici e vengono usati sia per materiali tradizionali che per le stanze dei server degli archivi digitali. Questi vengono anche consigliati per i materiali audiovisivi.

I cosiddetti sistemi a "nebbia secca", che spruzzano acqua in una nebbiolina molto fine nell'ambiente, stanno acquistando popolarità, dato che l'effetto di raffreddamento è di grande aiuto per proteggere i supporti dal calore di un incendio, mentre i danni causati dall'acqua sono minimi. Tali sistemi possono essere usati per qualsiasi tipo di archivio. Tuttavia, non sono idonei per installazioni elettriche come gli archivi digitali (server).  Alcuni stanno cominciando ad usare archivi a basso contenuto di ossigeno, una tecnologia che riduce il livello di ossigeno nell'aria dell'archivio sotto il punto nel quale si può sviluppare un incendio.

Gli estintori a mano dovrebbero contenere CO2. Non devono essere utilizzati i più comuni estintori presenti negli uffici, ovvero quelli ad acqua, schiuma o polvere. Anche se sono chimicamente innocui, la rimozione della polvere sottile proveniente dagli estintori a polvere dai supporti audiovisivi richiede moltissimo tempo e a volte non risulta possibile.

29. Il gas Halon e i suoi sostituti estinguono gli incendi in una concentrazione che non è pericolosa per le persone che rimangono intrappolate inavvertitamente in un archivio in caso di allagamento. L'anidride carbonica (CO2) sarebbe più efficiente e più economica, ma il suo uso è fortemente sconsigliato, e spesso è proibito dalla legge, a causa del suo enorme rischio per il personale, particolarmente nel caso di falso allarme.

A parte il mantenere l’umidità bassa (3.1), speciale attenzione deve essere prestata alla prevenzione di flussi d’acqua, che potrebbero provenire da varie fonti. Perciò, gli archivi dovrebbero essere protetti da eventuali flussi d’acqua da ogni lato. Questo si può realizzare facilmente se l’archivio è situato in una posizione elevata, al di sopra del piano terra. Un soffitto impermeabile bloccherà flussi d’acqua provenienti da perdite delle tubature, piogge pesanti e acqua usata per estinguere incendi al piano di sopra. Non ci dovrebbe essere alcun collegamento con l’impianto fognario il quale, in caso di allagamento, causerebbe un riflusso d’acqua. 

Se non si può evitare che l’archivio sia interrato, bisogna considerare attentamente la protezione dell’archivio dalle alluvioni, particolarmente nelle zone tropicali, dove i temporali possono produrre quantità inaspettatamente alte d’acqua in breve tempo. Potrebbe essere consigliabile installare pompe automatiche. In ogni caso, i materiali dovrebbero essere conservati un po’ al di sopra del pavimento per agevolare la loro salvaguardia almeno per un periodo in caso di allagamento e dare tempo alle misure preventive di entrare in azione (vedere 3.1.2 su come asciugare e pulire materiali alluvionati).

L’operatività degli archivi audiovisivi dipende dalla disponibilità di corrente elettrica. Un’alimentazione elettrica continua è essenziale per mantenere un archivio digitale ed è anche essenziale affinché gli allarmi antincendio e i sistemi per lo spegnimento di incendi siano operativi. Anche nelle aree ad elevato sviluppo tecnologico, una alimentazione elettrica continua deve sempre fare parte dei rispettivi sistemi. Inoltre, per far fronte alle singole situazioni che vengono affrontate nei paesi in via di sviluppo, devono essere installate unità indipendenti di alimentazione elettrica che producano corrente a sufficienza per tenere l’archivio in operazione nel caso di frequenti e prolungati black-out elettrici.

Tuttavia, si deve tenere presente che anche nelle aree con alimentazione elettrica pubblica e normalmente affidabili, incendi o altri insoliti disastri naturali causerebbero probabilmente problemi all’alimentazione elettrica e per questo dovrebbero essere messe in atto misure preventive. La più importante di queste è la presenza di luci di emergenza operate da batterie che permetterebbero l’evacuazione in sicurezza dei visitatori e del personale, e che assisterebbero l’organizzazione durante la fase di salvataggio. Inoltre devono essere presenti dei generatori sufficientemente potenti con meccanismi di avviamento automatico, in modo che nel caso di necessità le attrezzature possano rimanere operative, come ad esempio le pompe automatiche per tenere l’acqua al di fuori dell’archivio. Questi sistemi in standby devono essere testati periodicamente.