5. OCHRANA INFORMACÍ
a. Uchováním nosiče
Přestože životnost audiovizuálních nosičů nemůže být prodloužena do nekonečna, je třeba usilovat o uchování nosičů v použitelném stavu co nejdéle. U obsahu na bázi nosičů vyžaduje uchování nosiče jeho skladování v prostředí, které vyhovuje tomuto účelu, oddělením primárních a sekundárních informačních zdrojů, kde je to možné a prováděním pravidelné běžné údržby a čištění. Údržba zahrnuje pravidelnou kontrolu referenčních signálů a rámců, pokud jsou k dispozici u analogových nosičů a integrity dat na digitálních nosičích. Navíc zařízení pro manipulaci a přehrávání musejí splňovat fyzické požadavky nosičů. Uchování zahrnuje minimalizaci použití originálních kopií tím, že jsou k dispozici kopie určenék uživatelské práci.
b. Následným kopírováním informací
Protože doba životnosti nosičů a dostupnost hardwaru jsou omezené, dlouhodobého uchování dokumentů lze dosáhnout pouze překopírováním obsahu na nové nosiče/systémy, dokud je to možné.
V analogové doméně primární informace trpí zvýšenou degradací při každém kopírování. Pouze digitální doména nabízí při pečlivém provedení možnost bezchybného kopírování, obnovování nebo přenos záznamů (viz kapitola 12). Pro dlouhodobé uchování primárních informací zaznamenaných na analogových nosičích je proto nutné je nejprve převést na digitální doménu.
Oddělení primárních informací od původního nosiče vyvolává otázku možnosti budoucí autentizace zvuku a obrazu. Budoucí uživatelé budou moci mít přístup pouze k audiovizuálnímu dokumentu ve formě kopie na bázi souboru; v tomto případě se zvyšuje odpovídající význam sekundárních nebo kontextových informací. Sekundární informace uchované vizuálně na krabicích pásek, obalech desek nebo štítcích mohou být nejlépe zachyceny a uchovány v přidružených obrazových souborech. V takovém případě by měly být tyto informace zdokumentovány a reprodukovány podle uznávaných archivních standardů pro generování takového obsahu. Jiné druhy sekundárních informací, jako jsou popisy původního formátu, mohou mít podobu uchování ve formě metadat a měly by být systematicky zaznamenávány a zpřístupněny společně s primárními informacemi (viz kapitola 14). Tímto způsobem může být budoucím uživatelům lépe zpřístupěna autentičnost dokumentu.